Por monday.com
Pesquisas consideráveis mostraram que o número de horas gastas em reuniões disparou desde o início da pandemia. A Microsoft descobriu que o usuário médio do Microsoft Teams mais que dobrou o número de reuniões semanais das quais participou de fevereiro de 2020 a fevereiro de 2022, e a quantidade de tempo gasto em reuniões mais do que triplicou.
Algumas pesquisas sugerem que todas essas reuniões resultaram em muito mais funcionários trabalhando à noite. Em um estudo separado, a Microsoft descobriu que 30% das pessoas acessam aplicativos de trabalho entre 20h e 23h, seja para acomodar reuniões em fusos horários diferentes ou para concluir o trabalho que não conseguiram fazer durante o horário normal de trabalho.
Os empregadores de certas empresas como WayFair e Shopify decidiram que calendários cheios de reuniões desperdiçam milhares de horas de trabalho e reduzem a produtividade. É por isso que, no início de janeiro, o Shopify cancelou as reuniões de grupo recorrentes, proibiu a maioria das reuniões de quarta-feira e agora exige que as reuniões com mais de 50 pessoas ocorram apenas em uma janela de 6 horas às quintas-feiras. A empresa informou que esses esforços combinados removeram 12.000 reuniões dos calendários de seus funcionários e liberaram 95.000 horas de trabalho.
Não está claro se outras organizações seguirão o exemplo, mas uma coisa é certa: à medida que as empresas de todos os setores reduzem a força de trabalho e lutam para fazer mais com menos, a ineficiência e o desperdício de tempo não são mais uma opção.
Então, como gerente, como você deve abordar as reuniões com sua equipe?
Faça pesquisas internas
A melhor maneira de determinar quais reuniões são realmente um bom uso do tempo? Perguntar. Envie pesquisas anônimas a todos os participantes de reuniões recorrentes para saber se eles consideram as reuniões produtivas e verifique com os membros de sua equipe durante as reuniões individuais para saber quais, se houver, eles acham que estão consumindo tempo desnecessário. Nessas conversas e pesquisas, certifique-se de formular as perguntas com cuidado – pergunte o que eles acham que é o objetivo das reuniões, se a reunião atinge esse objetivo, o que eles mudariam no formato da reunião e se eles acham que é um valioso uso de seu tempo. Com essas informações, você pode avaliar o quão necessárias essas reuniões realmente são.
Limitar convites para reuniões
Se sua empresa está operando com menos recursos agora, é muito provável que os membros de sua equipe estejam gerenciando mais projetos e se sentindo sobrecarregados. É por isso que é tão importante ser intencional sobre quanto tempo você garante que os membros de sua equipe tenham para se concentrar no trabalho produtivo. Portanto, especialmente quando se trata de reuniões de equipe maiores, examine a lista de convidados e considere realmente quem precisa estar presente para realizar seu trabalho com eficiência. Se um funcionário não for essencial, talvez seja hora de marcá-lo como opcional ou removê-lo completamente da lista para dar a ele um tempo mais concentrado.
Compartilhar atualizações gravadas e escritas
Às vezes, os membros da equipe são convidados para reuniões simplesmente para ouvir uma conversa e ficar por dentro. Quando for esse o caso, eles provavelmente não são necessários na própria reunião e seria melhor assistir a uma gravação (onde eles podem avançar para trechos relevantes) ou, ainda melhor em muitos casos, receber um resumo das conclusões da reunião. Portanto, antes de agendar uma reunião para informar a todos sobre as atualizações da empresa ou anunciar uma nova estratégia, considere se seria mais eficaz simplesmente resumir os pontos-chave em uma mensagem ou gravar a si mesmo por alguns minutos compartilhando as informações.
Ajuste a duração das reuniões
Alguns especialistas sugerem que o tempo ideal de reunião é de 25 minutos, pois é o tempo ideal para as pessoas manterem o foco. De acordo com o Método Pomodoro, esse período de tempo permite que as pessoas toquem em tudo o que é importante, ao mesmo tempo em que incutem um senso de urgência que evita distrações ou desvios do assunto. Claro, reuniões individuais ou sessões de brainstorming podem exigir um pouco mais de tempo para cobrir tudo, mas no espírito de fazer mais com menos, uma ótima prática é avaliar cuidadosamente as durações das reuniões e errar do lado de mantê-las mais curtas. . Com mais restrições de tempo, os funcionários podem manter o foco no objetivo da reunião e sentir-se pressionados a avançar mais rapidamente pelos itens relevantes.
Identifique agendas claras
Todas as reuniões devem ter um objetivo e uma agenda claros. Seja para fazer um brainstorming de uma nova abordagem, definir as próximas etapas, alinhar as expectativas da equipe ou uma série de outras razões, certifique-se de que cada reunião tenha um propósito – um que possa ser articulado no início e resumido com as principais conclusões ou entregas no final . Se você não pode delinear uma agenda ou meta eficaz para a reunião, talvez seja melhor cancelá-la completamente.
Fonte: monday
Imagem fonte: Getillustrations